Сделать этикетку в Word можно двумя способами: встроенным инструментом наклеек под лист готовых этикеток или обычной таблицей, у которой ширина и высота ячеек заданы точно в миллиметрах. Оба работают, если этикетка прямоугольная, тираж небольшой, а печатаете вы на офисном принтере. Ниже — как сделать этикетку в ворде по размерам шаг за шагом и где у этого пути заканчиваются возможности.
Эта статья — часть большого разбора: подготовка макетов: все статьи.
Я не отговариваю от Word. Для пробной партии, подписей на складские коробки или десятка банок на ярмарку это разумный выбор: программа уже стоит, лист этикеток продаётся в канцелярском магазине. Вопрос только в том, на чём офисная печать заканчивается.
Когда этикетки в Word достаточно?
Word справляется, когда от этикетки нужна информация, а не внешний вид бренда, и когда ей не придётся жить во влаге. Чаще всего это одна из трёх задач.
- Пробная партия. Нужно проверить, как этикетка сидит на банке и читается ли состав, прежде чем заказывать тираж.
- Сухая упаковка в небольшом объёме. Пакеты с чаем, коробки с печеньем, мешочки с крупой — десяток-другой штук за раз.
- Внутренние подписи. Ячейки склада, коробки с образцами, папки с документами: здесь важен текст, а не цвет.
Если задача из этого списка, дальше всё решают размеры. Сначала их нужно снять с листа, на котором будете печатать.
Что измерить до начала: 6 параметров листа
На деле всё сводится к замерам: Word ничего не знает о вашем листе этикеток, пока вы не введёте его размеры. Размер самой этикетки и их количество обычно указаны на упаковке листа. Поля и зазоры чаще приходится мерить линейкой. Все шесть параметров нужны в обоих способах.
| Параметр | Что это | Поле в окне Word (рус. / англ.) |
|---|---|---|
| Верхнее поле | от верхнего края листа до верхнего края первой этикетки | Верхнее поле / Top margin |
| Боковое поле | от левого края листа до левого края первой этикетки | Боковое поле / Side margin |
| Высота и ширина | размер одной этикетки | Высота наклейки, Ширина наклейки / Label height, Label width |
| Шаг по вертикали | высота этикетки плюс зазор до следующей снизу | Шаг по вертикали / Vertical pitch |
| Шаг по горизонтали | ширина этикетки плюс зазор до соседней справа | Шаг по горизонтали / Horizontal pitch |
| Количество | сколько этикеток в ряду и сколько рядов | Число по горизонтали, Число по вертикали / Number across, Number down |
Шаг — ошибка, которую я встречаю чаще остальных. Это не зазор и не размер листа, а расстояние от края одной этикетки до того же края соседней. Если этикетка 60×40 мм, а между этикетками 2 мм, шаг по вертикали — 42 мм, по горизонтали — 62 мм.
Если этикетку вы ещё не выбрали и подбираете размер под упаковку, начните с другого вопроса: стандартных размеров этикеток нет, и мерить нужно банку, а не каталог.
Способ 1: инструмент наклеек под лист готовых этикеток — 5 шагов
Встроенный инструмент сам строит документ под лист: вы вводите размеры, Word создаёт таблицу с ячейками нужного размера. Способ работает в Word для Windows и для Mac. Пункты даны по русскому интерфейсу, в скобках — английские названия.
- Откройте инструмент наклеек. Рассылки → Наклейки (Mailings → Labels).
- Выберите лист. Кнопка «Параметры» (Options) открывает список поставщиков и форматов листов. Если вашего формата в списке нет, нажмите «Создать» (New Label).
- Введите размеры. В окне новой наклейки заполните шесть параметров из таблицы выше и дайте формату имя — в следующий раз он будет в списке.
- Задайте содержимое. Впишите текст этикетки и отметьте «Целая страница одинаковых наклеек» (Full page of the same label), если весь лист должен быть одинаковым.
- Откройте документ. Кнопка «Создать документ» (New Document) создаёт файл с таблицей, размеры ячеек которой совпадают с этикетками. В нём можно добавить логотип, поменять шрифт и сохранить шаблон.
В веб-версии Word этого инструмента нет: справка Microsoft прямо говорит, что Word в браузере не создаёт этикетки напрямую, только из готового шаблона.
Способ 2: таблица с фиксированными ячейками — 6 шагов
Таблица подходит, когда нужен полный контроль над раскладкой или лист нестандартный. Принцип простой: поля страницы равны полям листа, а каждая ячейка — одной этикетке.
- Поля страницы. Выставьте верхнее и боковое поле документа по замерам листа. Путь: Макет → Поля → Настраиваемые поля (Layout → Margins → Custom Margins).
- Таблица. Вставьте таблицу: столбцов столько, сколько этикеток в ряду, строк — сколько рядов.
- Размер ячеек. Щёлкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите «Свойства таблицы». Задайте высоту строк и ширину столбцов в миллиметрах. То же можно сделать на вкладке «Макет таблицы», группа «Размер ячейки» (Table Layout → Cell Size).
- Высота без растяжения. Выберите для строк точное значение высоты, а не минимальное. Иначе лишняя строчка текста растянет ячейку, и все этикетки ниже съедут.
- Зазоры. Если между этикетками на листе есть промежуток, вставьте узкие пустые столбцы и строки шириной в этот зазор.
- Границы. Уберите видимые рамки таблицы, чтобы они не напечатались. Для работы включите непечатаемую сетку — «Отобразить сетку» (View Gridlines) на той же вкладке «Макет».
Заполните одну ячейку полностью, проверьте её на печати и только потом копируйте в остальные.
Печать на офисном принтере: 4 проверки перед листом этикеток
Лист этикеток стоит дороже офисной бумаги, поэтому первую печать делают на обычном листе. Microsoft в справке советует то же самое: сначала напечатать на бумаге и убедиться, что текст попадает в этикетки.
- Пробный лист на бумаге. Наложите его на лист этикеток и посмотрите на просвет: текст должен попасть в каждую этикетку, а не только в первую.
- Масштаб 100 %. В настройках печати не должно быть подгонки под размер страницы — она сжимает раскладку, и к нижнему ряду смещение накапливается.
- Тип принтера и листа. На упаковке листа указано, для какого принтера он сделан — струйного или лазерного. Берите лист под свой.
- Подача. Узнайте, какой стороной принтер берёт лист, и пометьте верх карандашом — перевёрнутый лист этикеток уже не исправить.
Где у Word предел: 4 вещи, которые он не умеет
Word — текстовый редактор, и его предел задают не настройки, а сама задача программы. Четыре вещи в нём сделать нельзя, и обойти их на офисном принтере тоже не получится.
| Что нужно этикетке | Word и офисный принтер | Типография |
|---|---|---|
| Форма не прямоугольник | только та, что заранее вырублена на купленном листе | контурная резка по любой форме, точность 0,2 мм |
| Фон до самого края | вылетов нет, по краю остаётся белая полоса | вылеты 2-3 мм за линию реза |
| Цвет бренда | цвета задаются в RGB, оттенок зависит от принтера | печать в CMYK, цвет ровный по всему тиражу |
| Влага и трение | струйная печать на бумаге боится воды, лазерный тонер стирается | винил не боится воды и истирания |
Контур реза. В Word нет инструмента, который отдал бы линию реза отдельно от рисунка. Круглую или фигурную этикетку можно нарисовать, но вырезать её придётся ножницами — или искать лист с уже вырубленной формой нужного размера.
Вылеты. В программах вёрстки фон продлевают за линию реза, чтобы край наклейки был в краске, а не в белой бумаге. В Word такой настройки нет, а большинство офисных принтеров оставляют непечатаемое поле по краю листа. Поэтому этикетка из Word почти всегда остаётся с белой рамкой или без фона.
Цвет. Word задаёт цвета для экрана, а офисный принтер переводит их по своим правилам. Две пачки, напечатанные в разные дни, могут отличаться оттенком. Как готовить файл для типографии всерьёз — в отдельной статье: профессиональная подготовка макета.
Когда офисной печати уже мало?
Переход на типографию обычно случается не из-за качества, а из-за времени и формы. Главный сигнал — форма. История почти всегда одна и та же. Производитель мыла или свечей печатает этикетки сам, всё устраивает, пока не появляется круглая банка или фирменный логотип с цветом. Тогда вечер уходит на ножницы и выравнивание, и вопрос решается сам собой.
- Форма не прямоугольник. Круг, овал, силуэт логотипа — такую этикетку вырезают по контуру при печати.
- Нужен цвет бренда. Когда этикетка одинаковая на каждой банке, она начинает работать как часть упаковки.
- Этикетке жить во влаге. Ванная, кухня, мокрые руки — бумага из офисного принтера тут не выдерживает.
- Счёт идёт на сотни. Резать, клеить и выравнивать сотню этикеток руками — уже работа, а не подготовка.
Мы печатаем этикетки тиражом на самоклейке от 100 штук, изготовление занимает 1-3 дня. Этикетки отдаём листами, рулонную намотку не делаем. Для ручной поклейки это как раз удобно: тот же лист, к которому вы привыкли, только форма и цвет — какие нужны.
Частые вопросы
Как сделать этикетку в ворде по размерам, если моего листа нет в списке?
В инструменте наклеек нажмите «Параметры» (Options), затем «Создать» (New Label) и введите размеры вручную: поля листа, высоту и ширину этикетки, шаг по вертикали и горизонтали, число этикеток в ряду и рядов. Дайте формату имя — Word сохранит его и покажет в списке в следующий раз.
Почему текст на этикетках съезжает к нижнему ряду?
Обычно причин три: в настройках печати включена подгонка под размер страницы, шаг введён без учёта зазора или строки таблицы растягиваются под текст. Начните с масштаба 100 %, потом сверьте шаг с линейкой. Если раскладка сделана таблицей, выставьте для строк точную высоту.
Как напечатать одну этикетку на начатом листе?
В том же инструменте наклеек вместо целого листа выберите «Одна наклейка» (Single label) и укажите ряд и столбец, где на листе осталась свободная этикетка. Так начатый лист не пропадает.
Можно ли сделать этикетку в веб-версии Word?
Напрямую нет: по справке Microsoft, Word в браузере не создаёт этикетки, только открывает готовый шаблон этикеток. Заполните одну этикетку в шаблоне и скопируйте её в остальные. Своих размеров и сетки таблицы в веб-версии не настроить, поэтому для нестандартного листа нужен Word на компьютере.
Струйный или лазерный принтер — что лучше для этикеток?
У обоих свои слабые места: струйная печать на бумаге боится воды, лазерный тонер на бумаге стирается от трения. Главное — взять лист, рассчитанный на ваш тип принтера, это указано на упаковке. Если этикетке жить во влаге, ни тот ни другой вариант не подходит — нужен винил.
Можно ли в Word сделать круглую этикетку?
Нарисовать — да, круг можно поставить в ячейку таблицы. Вырезать Word не умеет: остаётся покупать лист с уже вырубленными кругами нужного диаметра или резать вручную. Если круглых этикеток нужно много, выгоднее печать с контурной резкой.
Главное из статьи
Этикетку в Word делают двумя способами: инструментом наклеек под лист готовых этикеток или таблицей с точными размерами ячеек. В обоих случаях всё решают шесть замеров листа, а перед печатью — пробный лист на бумаге и масштаб 100 %.
Предел Word — форма, вылеты, цвет и стойкость. Пока этикетка прямоугольная, сухая и нужна в небольшом количестве, домашняя печать работает. Когда появляется круглая банка, фирменный цвет или сотни штук, дальше выгоднее типография.
Word хорош как черновик этикетки: на нём удобно проверить размер, текст и посадку на упаковке, а устроивший черновик можно отдать в тираж.
